Offerteconfigurator
Inventarisatie en offerte in één digitaal proces
Voor de inventarisatie van Japanse duizendknoop ontwikkelde Vontura een maatwerk offerteconfigurator die het volledige traject van aanvraag tot planning automatiseert.
Op basis van de opgegeven locatie wordt automatisch de reisafstand berekend. Deze afstand bepaalt mede de prijs van de inventarisatie. Vervolgens wordt automatisch een PDF-offerte gegenereerd en naar de aanvrager verstuurd.
Offerteconfigurator · Procesautomatisering · Prijsberekening · Planning
De uitdaging
Voor een inventarisatie op locatie zijn verschillende stappen nodig voordat een opdracht daadwerkelijk kan worden ingepland. De locatie moet worden gecontroleerd, de reisafstand berekend, de juiste prijs bepaald en vervolgens moet er een offerte worden opgesteld en verstuurd.
Wanneer deze stappen handmatig worden uitgevoerd, kost iedere aanvraag tijd en moeten gegevens meerdere keren worden verwerkt.
Daarnaast moet na goedkeuring van de offerte de opdracht nog worden overgezet naar het planningsprogramma.
Er was daarom behoefte aan één digitaal proces waarin deze stappen automatisch op elkaar aansluiten.
Van locatie naar complete offerte
Vontura ontwikkelde een offerteconfigurator op maat waarin de aanvrager de benodigde gegevens en locatie kan invullen.
Op basis van de opgegeven locatie berekent de applicatie automatisch het aantal kilometers. Deze afstand wordt meegenomen in de prijsberekening, zodat direct de juiste prijs voor de inventarisatie kan worden bepaald.
Wanneer alle gegevens compleet zijn, genereert de applicatie automatisch een PDF-offerte. Deze wordt vervolgens per e-mail naar de aanvrager gestuurd.
Zo werkt de offerteconfigurator
Locatie invoeren
De aanvrager vult de locatie in waar de inventarisatie van Japanse duizendknoop moet worden uitgevoerd.
Afstand automatisch berekenen
Op basis van de opgegeven locatie berekent de applicatie automatisch het aantal kilometers dat nodig is voor de opdracht.
Prijs automatisch bepalen
De berekende afstand wordt gebruikt binnen de prijsberekening, zodat automatisch het juiste offertetarief wordt bepaald.
Offerte genereren en versturen
De applicatie genereert automatisch een PDF-offerte met de ingevoerde gegevens en berekende prijs en verstuurt deze naar de aanvrager.
Van offerte naar opdracht
De automatisering stopt niet nadat de offerte is verstuurd.
De aanvrager kan de ontvangen offerte digitaal goedkeuren of afkeuren. Hierdoor is direct duidelijk wat de status van iedere aanvraag is.
Wanneer de offerte wordt goedgekeurd, wordt de opdracht automatisch doorgestuurd naar het planningsprogramma. Daar kan de inventarisatie vervolgens worden ingepland.
Door deze procesautomatisering sluiten aanvraag, prijsberekening, offerte en planning automatisch op elkaar aan.
Belangrijkste functionaliteiten
Automatische afstandsberekening
De applicatie berekent automatisch het aantal kilometers op basis van de opgegeven locatie, zonder handmatig rekenwerk.
Automatisch versturen
De gegenereerde offerte wordt direct per e-mail naar de aanvrager gestuurd.
Dynamische prijsberekening
De prijs van de inventarisatie wordt automatisch bepaald aan de hand van de afstand en ingestelde prijsregels.
Digitaal goed- of afkeuren
De aanvrager kan de offerte digitaal accepteren of afwijzen zonder extra administratieve stappen.
Automatische PDF-offerte
Na het invullen van de aanvraag wordt automatisch een complete PDF-offerte gegenereerd.
Koppeling met planning
Na goedkeuring wordt de opdracht automatisch doorgestuurd naar het planningsprogramma voor verdere verwerking.
Het resultaat
Met de offerteconfigurator worden verschillende handmatige werkzaamheden binnen het offerteproces automatisch uitgevoerd.
De locatie vormt direct de basis voor de afstandsberekening en prijs. De offerte wordt automatisch gegenereerd en verstuurd en de klant kan deze digitaal beoordelen. Na akkoord wordt de opdracht direct doorgestuurd naar de planning.
Daarmee wordt het volledige proces van aanvraag → calculatie → offerte → goedkeuring → planning digitaal met elkaar verbonden.
Minder handmatig rekenwerk
Afstanden en prijzen worden automatisch berekend.
Sneller offertes versturen
De PDF-offerte wordt automatisch samengesteld en verzonden.
Direct door naar planning
Goedgekeurde opdrachten worden automatisch beschikbaar gemaakt in het planningsprogramma.
Maatwerk rondom het offerteproces
Deze offerteconfigurator laat goed zien dat een configurator veel meer kan zijn dan alleen een digitaal offerteformulier.
De applicatie combineert locatiegegevens, automatische berekeningen, prijsregels, PDF-generatie, digitale goedkeuring en systeemintegraties binnen één proces.
Daardoor hoeft een medewerker niet iedere aanvraag handmatig uit te rekenen, een offerte op te stellen en de opdracht vervolgens opnieuw in het planningssysteem in te voeren.
De software sluit aan op de bestaande werkwijze en kan verder worden uitgebreid wanneer het proces verandert.
Ook offertes automatisch laten berekenen?
Worden binnen jouw organisatie prijzen nog handmatig berekend of kost het opstellen en verwerken van offertes veel tijd?
Vontura ontwikkelt maatwerk offerteconfigurators waarmee berekeningen, documenten, goedkeuringen en koppelingen automatisch onderdeel worden van één digitaal proces.