AI-integratie
Van inkoopfactuur naar boekhouding en betaalbatch
Vontura ontwikkelde een oplossing waarmee binnenkomende inkoopfacturen met behulp van AI automatisch worden uitgelezen en verwerkt.
De herkende factuurgegevens worden als concept klaargezet voor controle. Na goedkeuring wordt de factuur verwerkt, aan de betaalbatch toegevoegd en automatisch gesynchroniseerd met Exact Online.
AI-integratie · Procesautomatisering · Factuurverwerking · Exact Online
De uitdaging
Het verwerken van inkoopfacturen bestaat uit verschillende terugkerende administratieve handelingen. Factuurgegevens moeten worden overgenomen, gecontroleerd, op de juiste grootboekrekening worden geboekt en uiteindelijk worden klaargezet voor betaling.
Wanneer dit handmatig gebeurt, kost iedere factuur tijd en bestaat het risico op fouten bij het overnemen of verwerken van gegevens.
De uitdaging was daarom om zoveel mogelijk stappen automatisch uit te voeren, terwijl een medewerker wel controle houdt voordat een factuur definitief wordt verwerkt.
Inkoopfacturen automatisch uitlezen met AI
Vontura ontwikkelde een AI-integratie die binnenkomende inkoopfacturen automatisch analyseert en de relevante factuurgegevens herkent.
De AI-verwerking vindt plaats binnen een afgeschermde Azure-omgeving, zodat bedrijfs- en factuurgegevens binnen een gecontroleerde omgeving kunnen worden verwerkt. Zo kan AI worden toegepast op financiële documenten zonder deze via openbare AI-diensten te verwerken.
Na het uitlezen worden de herkende gegevens automatisch als concept klaargezet. Een medewerker kan deze controleren en waar nodig aanpassen voordat de factuur verder wordt verwerkt.
Zo werkt de automatische factuurverwerking
Factuur automatisch uitlezen
AI analyseert de inkoopfactuur en haalt de benodigde gegevens automatisch uit het document.
Concept klaarzetten
De uitgelezen factuur wordt als concept klaargezet, zodat een medewerker de herkende gegevens eerst kan controleren.
Boeking controleren
De factuur wordt automatisch gekoppeld aan de juiste grootboekrekening. Een medewerker kan deze boeking indien nodig handmatig aanpassen.
Verwerken en betalen
Na controle wordt de factuur verwerkt, toegevoegd aan de betaalbatch en gesynchroniseerd met Exact Online.
Automatisch boeken op de juiste grootboekrekening
De oplossing gaat verder dan alleen het herkennen van gegevens op een factuur.
Op basis van de beschikbare informatie wordt de inkoopfactuur automatisch toegewezen aan de juiste grootboekrekening. Hierdoor hoeft deze keuze niet bij iedere factuur opnieuw handmatig te worden gemaakt.
De voorgestelde boeking blijft wel controleerbaar. Wanneer een factuur anders geboekt moet worden, kan een medewerker de grootboekrekening handmatig aanpassen voordat de factuur definitief wordt verwerkt.
Belangrijkste functionaliteiten
AI-factuurherkenning
Inkoopfacturen worden automatisch geanalyseerd en relevante gegevens uit het document worden uitgelezen.
Menselijke controle
Een medewerker controleert de factuur voordat deze definitief verder wordt verwerkt.
Automatische conceptverwerking
De uitgelezen gegevens worden automatisch als concept klaargezet, zodat een medewerker deze eerst kan controleren en aanpassen.
Automatisch naar betaalbatch
Na goedkeuring wordt de inkoopfactuur automatisch toegevoegd aan de betaalbatch.
Grootboekrekening bepalen
De juiste grootboekrekening wordt automatisch voorgesteld en kan indien nodig handmatig worden gewijzigd.
Exact Online synchronisatie
De verwerkte inkoopfactuur wordt automatisch gesynchroniseerd met Exact Online.
Automatische verwerking van inkoopfacturen
-
Stap 1
Inkoopfactuur uitlezen
De applicatie leest de inkoopfactuur automatisch uit.
-
Stap 2
Concept klaarzetten
De factuur wordt als concept klaargezet ter controle.
-
Stap 3
Goedkeuring
Na goedkeuring wordt de factuur toegevoegd aan de betaalbatch.
-
Stap 4
Synchroniseren
De betaalbatch wordt gesynchroniseerd naar Exact Online.
Van factuur naar één geautomatiseerd proces
Het uitlezen van de factuur is slechts één onderdeel van de oplossing. De echte tijdwinst ontstaat doordat de vervolgstappen met elkaar verbonden zijn.
Na het uitlezen worden gegevens als concept klaargezet, gecontroleerd, geboekt en doorgezet naar de betaalbatch. Ook de synchronisatie met Exact Online vindt automatisch plaats.
Door deze procesautomatisering hoeven medewerkers minder gegevens handmatig over te nemen en sluiten de verschillende administratieve stappen automatisch op elkaar aan
Koppeling met Exact Online
De factuurverwerking staat niet los van de bestaande financiële administratie. Na verwerking worden de relevante gegevens automatisch gesynchroniseerd met Exact Online.
Hierdoor hoeft dezelfde inkoopfactuur niet opnieuw handmatig in de boekhouding te worden ingevoerd.
De koppeling zorgt ervoor dat de AI-oplossing onderdeel wordt van het bestaande administratieve proces, in plaats van een losstaand systeem ernaast.
Het resultaat
Door AI, automatisering en de bestaande boekhouding met elkaar te verbinden, worden meerdere handmatige stappen uit het inkoopproces gehaald.
Inkoopfacturen worden automatisch uitgelezen en voorbereid voor verwerking. Medewerkers houden controle over de gegevens en boeking, terwijl de administratieve vervolgstappen zoveel mogelijk automatisch plaatsvinden.
Minder handmatige invoer
Factuurgegevens hoeven niet telkens handmatig te worden overgenomen.
Controle blijft behouden
Facturen en voorgestelde boekingen worden gecontroleerd voordat ze definitief worden verwerkt.
Automatische verwerking
Na goedkeuring sluiten betaalbatch en Exact Online automatisch aan op het proces.
AI als onderdeel van het bedrijfsproces
Deze oplossing laat goed zien waar AI praktisch waarde kan toevoegen binnen een organisatie.
AI wordt niet als losse toepassing ingezet, maar voor een specifieke stap waarin het verwerken en interpreteren van documenten normaal gesproken veel handmatig werk vraagt.
Door dit vervolgens te combineren met vaste bedrijfsregels, menselijke controle en koppelingen met bestaande software ontstaat een betrouwbaar digitaal proces waarin AI alleen wordt ingezet waar het daadwerkelijk iets toevoegt.
Ook administratief werk automatiseren met AI?
Worden binnen jouw organisatie nog veel documenten, facturen of gegevens handmatig gecontroleerd en verwerkt?
Vontura ontwikkelt AI-oplossingen die onderdeel worden van bestaande bedrijfsprocessen en software. Van het uitlezen van documenten tot automatische verwerking en koppelingen met bestaande systemen.