MiHa Trading
Van verkooporder tot voorraadbeheer in één applicatie
Voor MiHa Trading ontwikkelde Vontura een maatwerk webapplicatie waarin verkoop, facturatie, inkoop en voorraadbeheer samenkomen.
Verkooporders worden digitaal verwerkt en ondertekend, facturen automatisch gegenereerd en voorraadmutaties direct bijgewerkt. Zo zijn verschillende administratieve handelingen samengebracht in één digitaal proces.
Maatwerk webapplicatie · Procesautomatisering · Verkoopbeheer · Voorraadbeheer
De uitdaging
Bij verkoop- en voorraadbeheer volgen verschillende administratieve handelingen elkaar op. Een verkooporder heeft gevolgen voor de facturatie én voor de beschikbare voorraad. Aan de inkoopkant moet nieuwe voorraad vervolgens weer correct worden verwerkt.
Wanneer deze stappen handmatig of los van elkaar worden uitgevoerd, kost dat onnodig tijd en ontstaat er meer ruimte voor fouten.
Voor MiHa Trading was daarom een oplossing nodig waarin deze processen logisch met elkaar verbonden konden worden.
Eén applicatie voor verkoop, facturatie en voorraad
Vontura ontwikkelde een maatwerk webapplicatie waarin de verschillende stappen binnen het verkoop- en voorraadproces samenkomen.
Gebruikers kunnen verkooporders invoeren en digitaal laten ondertekenen. Na ondertekening genereert de applicatie automatisch de bijbehorende verkoopfactuur en worden de verkochte aantallen van de voorraad afgeboekt.
Ook aan de inkoopkant wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. Het systeem leest inkoopfacturen in en telt de ingekochte goederen weer bij de beschikbare voorraad op.
Zo ontstaat één doorlopend proces waarin gegevens niet bij iedere stap opnieuw handmatig verwerkt hoeven te worden.
Zo werkt de applicatie
Verkooporder aanmaken
Een gebruiker maakt binnen de applicatie een verkooporder aan met de benodigde producten en aantallen.
Digitaal ondertekenen
De verkooporder kan digitaal worden ondertekend. Na ondertekening kan het vervolgproces automatisch worden gestart.
Factuur en voorraad verwerken
De applicatie genereert automatisch de verkoopfactuur en boekt de verkochte aantallen direct van de beschikbare voorraad af.
Inkoop verwerken
Inkoopfacturen worden ingelezen en de ingekochte goederen worden automatisch weer aan de voorraad toegevoegd.
Minder handmatige stappen in het verkoopproces
De kracht van de applicatie zit niet alleen in het digitaliseren van afzonderlijke werkzaamheden. De verschillende stappen reageren op elkaar.
Een ondertekende verkooporder zorgt automatisch voor de volgende acties binnen het proces. Daardoor hoeven medewerkers niet telkens dezelfde gegevens opnieuw te verwerken of handmatig de voorraadadministratie bij te werken. Door deze procesautomatisering worden verschillende administratieve handelingen automatisch uitgevoerd zodra de voorgaande stap is afgerond.
Belangrijkste functionaliteiten
Verkooporderbeheer
Verkooporders worden centraal aangemaakt en verwerkt. Alle relevante ordergegevens staan overzichtelijk bij elkaar voor verdere verwerking.
Automatisch voorraadbeheer
Verkochte aantallen worden direct van de beschikbare voorraad afgeboekt.
Digitale ondertekening
Verkooporders kunnen digitaal worden ondertekend, waarna automatisch de volgende stappen worden gestart.
Inkoopfacturen verwerken
Inkoopfacturen worden ingelezen en ingekochte goederen automatisch aan de voorraad toegevoegd.
Automatische facturatie
Na ondertekening wordt automatisch de verkoopfactuur gegenereerd met de gegevens uit de verkooporder.
Eén centraal proces
Verkoop, facturatie, inkoop en voorraadbeheer zijn binnen één applicatie met elkaar verbonden.
Het resultaat voor MiHa Trading
Met de maatwerk applicatie beschikt MiHa Trading over één centrale omgeving waarin belangrijke onderdelen van verkoop en voorraadbeheer samenkomen.
Door acties automatisch op elkaar te laten volgen, zijn minder handmatige administratieve stappen nodig. Verkooporders vormen direct de basis voor facturatie en voorraadmutaties, terwijl ingekochte goederen via de verwerking van inkoopfacturen weer aan de voorraad worden toegevoegd.
Minder handmatig werk
Administratieve vervolgstappen worden automatisch uitgevoerd.
Actuele voorraad
Verkoop en inkoop hebben direct invloed op de geregistreerde voorraad.
Minder foutgevoelige invoer
Gegevens hoeven binnen het proces minder vaak handmatig opnieuw verwerkt te worden.
Maatwerk rondom het bedrijfsproces
De applicatie voor MiHa Trading laat goed zien waarom maatwerk software interessant kan zijn wanneer verschillende bedrijfsprocessen nauw met elkaar verbonden zijn.
In plaats van losse oplossingen voor verkoop, facturatie en voorraad is de software ontwikkeld rondom de manier waarop het proces daadwerkelijk verloopt. Hierdoor kan één actie automatisch gevolgen hebben voor andere onderdelen van de applicatie.
De oplossing kan bovendien verder worden uitgebreid wanneer processen of wensen binnen de organisatie veranderen.
Ook handmatige processen automatiseren?
Werken verkoop, administratie en voorraad binnen jouw organisatie nog met losse handelingen of systemen?
Vontura ontwikkelt maatwerk software waarmee we bedrijfsprocessen digitaliseren en terugkerende werkzaamheden automatisch laten uitvoeren.