Waar remmen jouw bedrijfsprocessen de groei af?
Processen die ooit prima werkten, kunnen naarmate een organisatie groeit steeds meer tijd, capaciteit en aandacht vragen.
Denk aan handmatig werk, Excel-bestanden die steeds belangrijker worden, dubbele invoer en systemen die niet goed samenwerken.
In een kosteloze Procesverkenning bespreken we waar jouw organisatie tegenaan loopt en bepalen we of verder onderzoek voldoende potentieel heeft.
Handmatig werk
Terugkerende handelingen kosten medewerkers iedere week opnieuw tijd.
Excel-afhankelijkheid
Belangrijke processen zijn afhankelijk geworden van spreadsheets.
Losse systemen
Software werkt afzonderlijk goed, maar gegevens worden handmatig uitgewisseld.
Groei vraagt meer capaciteit
Meer klanten of orders zorgen automatisch voor meer administratief werk.
Niet één groot probleem, maar veel kleine
Inefficiëntie ontstaat vaak niet door één duidelijk probleem. Het zijn juist de kleine handelingen, controles en overdrachten die iedere dag opnieuw plaatsvinden.
Dezelfde gegevens meerdere keren invoeren
Informatie wordt handmatig overgenomen tussen verschillende systemen, bestanden of afdelingen.
Bedrijfsprocessen in Excel
Spreadsheets zijn uitgegroeid tot belangrijke bedrijfssystemen, terwijl beheer en kennis bij enkele medewerkers liggen.
Handmatige controles en administratie
Medewerkers controleren gegevens, maken documenten of voeren terugkerende administratieve handelingen handmatig uit.
Informatie verspreid over systemen
Actuele informatie is niet direct beschikbaar omdat gegevens uit meerdere bronnen moeten worden verzameld.
Kennis bij enkele medewerkers
Een proces werkt goed zolang de medewerker die alle uitzonderingen kent beschikbaar is.
Groei betekent meer handmatig werk
Meer klanten, orders of projecten vragen vrijwel automatisch om meer administratieve capaciteit.
Los van elkaar lijken deze handelingen soms klein. Wanneer ze dagelijks of wekelijks terugkomen, kunnen ze structureel veel capaciteit kosten.
Plan een ProcesverkenningNiet iedere verbetering vraagt om nieuwe software
Een inefficiënt proces betekent niet automatisch dat er maatwerksoftware gebouwd moet worden.
Soms kan een proces eenvoudiger worden ingericht. Soms is bestaande software voldoende. Soms moeten systemen beter samenwerken. En soms is maatwerksoftware wél de meest logische oplossing.
Wat kunnen we bouwen?
maar:Wat moet er opgelost worden?
Pas wanneer het probleem en de potentiële waarde duidelijk zijn, kijken we naar een passende oplossing.
Eerst verkennen. Daarna gericht onderzoeken.
We beginnen met een korte Procesverkenning om te bepalen of er voldoende aanleiding is voor verder onderzoek. Is die er, dan gaan we tijdens de Processcan concreet de organisatie in.
In een eerste gesprek bespreken we waar jouw organisatie tegenaan loopt en welke processen mogelijk onnodig veel tijd of capaciteit vragen.
We gebruiken deze 30 minuten bewust als eerste selectie: zien we voldoende verbeterpotentieel om verder onderzoek zinvol te maken?
Is dat niet het geval, dan zeggen we dat ook.
Processcan
Verdiepend onderzoek · circa 4 uur · betaaldTijdens de Processcan selecteren we samen twee tot drie bedrijfsprocessen die interessant zijn om verder te onderzoeken.
Per proces brengen we onder andere in kaart hoe het nu verloopt, welke medewerkers en applicaties betrokken zijn, hoeveel tijd de verschillende stappen kosten en waar gegevens nog handmatig worden ingevoerd of overgenomen.
We kijken daarbij ook naar overdrachten, controles, uitzonderingen en andere handelingen die tijd kosten of foutgevoelig zijn.
Zo maken we concreet waar capaciteit verloren gaat en waar daadwerkelijk verbeterpotentieel zit.
Inzicht en advies
Na de Processcan vertalen we de bevindingen naar concrete verbeterkansen.
We kijken welke knelpunten de meeste impact hebben, welke processen slimmer ingericht kunnen worden en welke oplossingsrichting daarbij past.
Dat kan bijvoorbeeld procesautomatisering, een systeemkoppeling, maatwerksoftware of een aanpassing van het bestaande proces zijn.
Waar mogelijk maken we ook inzichtelijk hoeveel tijd een verbetering kan besparen. Zo ontstaat een onderbouwde basis om te bepalen of een investering daadwerkelijk interessant is.
Wat onderzoeken we tijdens de Processcan?
Voor twee tot drie geselecteerde bedrijfsprocessen brengen we concreet in kaart hoe het werk vandaag wordt uitgevoerd en waar tijd, capaciteit of informatie verloren gaat.
Processtappen en overdrachten
Hoe verloopt het proces van begin tot eind en waar wordt werk overgedragen?
Handmatige gegevensinvoer
Waar worden gegevens ingevoerd, gekopieerd of tussen systemen overgenomen?
Tijdsbesteding
Welke stappen kosten tijd, hoe vaak worden ze uitgevoerd en door hoeveel medewerkers?
Controles en uitzonderingen
Welke controles zijn nodig en welke afwijkingen vragen extra handelingen?
Applicaties en systemen
Welke software en digitale systemen worden tijdens het proces gebruikt?
Schaalbaarheid
Wat gebeurt er met de benodigde capaciteit wanneer het volume groeit?
Niet alleen waar tijd verloren gaat, maar hoeveel
Tijdens de Processcan proberen we knelpunten waar mogelijk meetbaar te maken.
We kijken hoe vaak een proces wordt uitgevoerd, hoeveel medewerkers erbij betrokken zijn en hoeveel tijd de verschillende stappen kosten. Zo kunnen we inschatten hoeveel capaciteit een proces vandaag vraagt.
Vervolgens onderzoeken we welke onderdelen slimmer ingericht of geautomatiseerd kunnen worden en wat dat potentieel kan opleveren.
Stel dat een administratieve handeling 400 keer per maand wordt uitgevoerd en gemiddeld 7 minuten kost.
Dat is ruim:
Wanneer een automatisering daarvan bijvoorbeeld 70% kan wegnemen, ontstaat ongeveer:
Vervolgens zetten we de mogelijke opbrengst af tegen de benodigde investering en technische complexiteit.
Zo wordt de relevante vraag niet alleen:
“Wat kost automatisering?”
maar vooral:
“Wat levert het oplossen van dit proces op?”
Wat levert de Processcan op?
Na de Processcan ontvang je een overzicht van de onderzochte processen, knelpunten, verbeterkansen en ons vervolgadvies.
Huidige werkwijze
Inzicht in hoe de geselecteerde processen vandaag worden uitgevoerd.
Knelpunten
De belangrijkste vertragingen, afhankelijkheden, dubbele werkzaamheden en foutgevoelige stappen.
Tijdsbesteding
Een beeld van hoeveel tijd belangrijke processtappen en handmatige werkzaamheden kosten.
Verbeterkansen
Concrete mogelijkheden om processen slimmer in te richten, te automatiseren of systemen beter te laten samenwerken.
Systemen en gegevensstromen
Inzicht in welke applicaties worden gebruikt en waar gegevens handmatig worden verwerkt of overgenomen.
Vervolgadvies
Een onderbouwd advies over welke verbeteringen interessant zijn om verder uit te werken en welke waarschijnlijk niet.
Wanneer is een Procesverkenning interessant?
De Procesverkenning is vooral interessant voor organisaties die operationeel complexer zijn geworden en merken dat bestaande werkwijzen niet vanzelf meegroeien.
Je hoeft vooraf niet te weten welke software je nodig hebt.
Sterker nog: dat is precies wat we nog niet willen aannemen.
Bijvoorbeeld wanneer:
Meerdere medewerkers dagelijks administratieve processen uitvoeren
Verschillende softwarepakketten naast elkaar worden gebruikt
Excel een belangrijke rol speelt binnen de operatie
Gegevens regelmatig handmatig worden overgenomen
Actuele managementinformatie moeilijk beschikbaar is
Groei steeds meer administratieve capaciteit vraagt
Belangrijke processen afhankelijk zijn van enkele medewerkers
Standaardsoftware onvoldoende aansluit op de werkwijze
Van handmatig proces naar slimme software
Vontura ontwikkelt oplossingen voor processen waarin handmatig werk, losse systemen en complexe bedrijfsregels samenkomen.
Van inkoopfactuur naar betaling met AI
Een AI-oplossing die inkoopfacturen automatisch uitleest, als concept verwerkt en na controle synchroniseert met Exact Online en klaarzet voor betaling.
Offerteconfigurator Japanse duizendknoop
Een maatwerk offerteconfigurator die op basis van locatie automatisch de afstand en prijs berekent, een PDF-offerte verstuurt en goedgekeurde aanvragen direct doorzet naar de planning.
MiHa Trading
Maatwerk webapplicatie voor MiHa Trading waarin verkooporders, facturatie en voorraadbeheer samenkomen en automatisch worden verwerkt.
De Procesverkenning is een kosteloos gesprek van ongeveer 30 minuten waarin we bespreken waar je tegenaan loopt en bepalen of verder onderzoek zinvol lijkt. De Processcan is een verdiepend onderzoek van ongeveer vier uur waarin we twee tot drie concrete bedrijfsprocessen analyseren.
De eerste Procesverkenning duurt ongeveer 30 minuten en is kosteloos. We gebruiken het gesprek om te bepalen waar mogelijke knelpunten zitten en of verder onderzoek voldoende waarde kan opleveren.
Nee. De Procesverkenning is kosteloos. De verdiepende Processcan is een betaalde dienstverlening. Vooraf bespreken we duidelijk de aanpak en kosten.
Voor het onderzoek reserveren we ongeveer vier uur. In die tijd richten we ons bewust op 2 tot 3 relevante bedrijfsprocessen.
Tijdens de Processcan brengen we 2 tot 3 geselecteerde bedrijfsprocessen concreet in kaart. We kijken hoe het proces verloopt, welke medewerkers en applicaties betrokken zijn, hoeveel tijd de verschillende stappen kosten en waar gegevens handmatig worden ingevoerd of overgenomen. Ook onderzoeken we overdrachten, controles, uitzonderingen en schaalbaarheid om te bepalen waar tijd verloren gaat en waar verbeterpotentieel zit.
Een overzicht van de onderzochte processen, belangrijke knelpunten, tijdsbesteding waar deze betrouwbaar te bepalen is, gebruikte systemen en gegevensstromen, verbeterkansen en advies over mogelijke vervolgstappen.
Nee. We beginnen juist bij het bedrijfsproces en het probleem. Pas daarna kijken we of procesverbetering, automatisering, een koppeling, bestaande software of maatwerksoftware een passende oplossing kan zijn.
Nee. De Processcan staat op zichzelf. Een mogelijke conclusie kan ook zijn dat bestaande software voldoende is, het proces anders ingericht moet worden of dat investeren in automatisering niet rendabel is.
Voor organisaties die operationeel complexer zijn geworden en merken dat handmatig werk, losse systemen, Excel of bestaande processen steeds meer capaciteit vragen of verdere groei bemoeilijken.
Waar verliest jouw organisatie onnodig tijd?
Plan een kosteloze Procesverkenning van 30 minuten. We bespreken waar je tegenaan loopt en bepalen samen of een verdiepende Processcan zinvol is.