Dienst
Bedrijfsprocessen automatiseren
Verminder handmatig werk, voorkom dubbele invoer en laat terugkerende werkzaamheden automatisch uitvoeren met slimme software.
Vontura automatiseert bedrijfsprocessen door systemen, gegevens en werkzaamheden slim met elkaar te verbinden. Van eenvoudige automatiseringen tot complete workflows waarin meerdere systemen samenwerken.
We kijken eerst naar hoe het proces nu verloopt en bepalen vervolgens waar automatisering daadwerkelijk tijd bespaart, fouten voorkomt en medewerkers ondersteunt.
Van handmatig werk naar een slim digitaal proces
Binnen veel organisaties worden dagelijks dezelfde werkzaamheden uitgevoerd. Gegevens worden overgenomen uit e-mails, informatie wordt gekopieerd tussen systemen, documenten worden handmatig aangemaakt en medewerkers controleren voortdurend of een volgende stap uitgevoerd kan worden.
Los van elkaar lijken deze werkzaamheden misschien klein. Maar wanneer ze iedere dag tientallen of honderden keren worden uitgevoerd, kosten ze veel tijd en ontstaat er ruimte voor fouten.
Met procesautomatisering laten we software deze terugkerende werkzaamheden automatisch uitvoeren.
Een aanvraag kan bijvoorbeeld automatisch worden verwerkt, gegevens kunnen worden gecontroleerd, een document kan worden gegenereerd en de juiste medewerker kan vervolgens een taak of notificatie ontvangen.
Zo ontstaat een doorlopend digitaal proces waarin medewerkers alleen nog betrokken worden wanneer dat daadwerkelijk nodig is.
Welke bedrijfsprocessen kunnen we automatiseren?
Veel terugkerende werkzaamheden kunnen gedeeltelijk of volledig worden geautomatiseerd. Welke oplossing interessant is, hangt af van jouw organisatie, bestaande software en de manier waarop het proces momenteel verloopt.
Gegevens automatisch verwerken
Laat gegevens uit formulieren, e-mails, bestanden of andere systemen automatisch uitlezen, controleren en verwerken. Zo hoeft informatie niet meer handmatig te worden overgenomen en zijn gegevens sneller beschikbaar voor de volgende stap in het proces.
Systemen automatisch synchroniseren
Laat gegevens tussen bijvoorbeeld CRM, ERP, boekhouding, webshop en maatwerksoftware automatisch uitwisselen zodat informatie overal actueel blijft.
Documenten automatisch genereren
Genereer automatisch offertes, overeenkomsten, rapportages, bevestigingen, werkbonnen of andere documenten op basis van beschikbare gegevens. Voor uitgebreidere offerteprocessen kan hiervoor ook een offerteconfigurator worden ingezet.
Notificaties en taken automatisch versturen
Informeer klanten of medewerkers automatisch wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt en maak waar nodig direct een taak aan voor de juiste persoon.
Workflows automatiseren
Laat taken automatisch door verschillende stappen van een proces bewegen. Denk aan aanvragen, goedkeuringen, controles, statussen en vervolgacties. Zo komt iedere taak automatisch bij de juiste persoon of het juiste systeem terecht.
Terugkerende controles automatiseren
Laat software automatisch controleren of gegevens compleet zijn, deadlines worden overschreden, bepaalde voorwaarden gelden of een medewerker actie moet ondernemen.
Automatiseer het proces, niet alleen één handeling
Een losse automatisering kan tijd besparen, maar de grootste winst ontstaat vaak wanneer we naar het volledige bedrijfsproces kijken.
Stel dat een klant een aanvraag indient.
In plaats van alleen het formulier digitaal te maken, kan de aanvraag automatisch worden gecontroleerd, in het CRM worden aangemaakt, aan de juiste medewerker worden toegewezen en een bevestiging naar de klant worden gestuurd.
Wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd, kan vervolgens automatisch een document worden gegenereerd of informatie naar een ander systeem worden doorgestuurd.
Door verschillende stappen met elkaar te verbinden ontstaat één geautomatiseerde workflow in plaats van meerdere losse handelingen.
Laat bestaande software voor je samenwerken
Procesautomatisering betekent niet automatisch dat bestaande software vervangen moet worden.
Vaak gebruiken organisaties al goede systemen voor bijvoorbeeld CRM, ERP, boekhouding, e-commerce of planning. Het probleem is alleen dat deze systemen niet altijd automatisch met elkaar communiceren.
Via API-koppelingen kunnen we gegevens tussen deze systemen uitwisselen en processen over meerdere applicaties heen automatiseren.
Een nieuwe klant in het CRM kan bijvoorbeeld automatisch worden aangemaakt in het ERP. Een afgeronde order kan een factuurproces starten. Of informatie uit verschillende systemen kan automatisch worden samengebracht in één interne applicatie.
Zo blijft bestaande software gewoon in gebruik, terwijl handmatige werkzaamheden tussen systemen verdwijnen.
Wanneer is procesautomatisering interessant?
Procesautomatisering wordt vooral interessant wanneer medewerkers regelmatig dezelfde digitale handelingen uitvoeren.
Denk aan informatie kopiëren tussen systemen, gegevens uit e-mails verwerken, documenten samenstellen, statussen controleren, terugkerende berichten versturen of aanvragen handmatig door verschillende afdelingen begeleiden.
Ook processen die afhankelijk zijn geworden van uitgebreide Excel-bestanden of waarbij veel controles nodig zijn, kunnen goede kandidaten zijn voor automatisering.
We brengen eerst het huidige proces in kaart en onderzoeken waar automatisering voldoende waarde oplevert. Niet iedere handeling hoeft geautomatiseerd te worden: we richten ons op de onderdelen waar software daadwerkelijk tijd bespaart of fouten voorkomt.
Zo automatiseren we jouw bedrijfsproces
01
Proces analyseren
We brengen het huidige proces, de betrokken medewerkers, gebruikte systemen en terugkerende handelingen in kaart.
02
Automatiseringskansen bepalen
Samen bepalen we welke stappen geautomatiseerd kunnen worden en waar automatisering de meeste waarde oplevert.
03
Workflow ontwerpen
We bepalen welke gegevens nodig zijn, welke systemen samenwerken en wanneer medewerkers nog betrokken moeten worden.
04
Automatisering ontwikkelen
We bouwen de benodigde software, workflows en koppelingen en verbinden deze met bestaande systemen.
05
Testen en controleren
We testen verschillende scenario's en uitzonderingen zodat het geautomatiseerde proces betrouwbaar blijft functioneren.
06
Optimaliseren en uitbreiden
Na ingebruikname kunnen we nieuwe stappen automatiseren en bestaande workflows verder verbeteren wanneer processen veranderen.
Waarom procesautomatisering van Vontura?
We kijken naar het volledige proces
We automatiseren niet zomaar één handeling, maar onderzoeken hoe het complete proces slimmer georganiseerd kan worden.
Maatwerk waar dat nodig is
Geen standaard automatiseringspakket waar jouw organisatie zich aan moet aanpassen. We bouwen de onderdelen die aansluiten op jouw processen.
Ontworpen voor betrouwbare processen
Automatisering moet niet alleen tijd besparen, maar ook voorspelbaar werken. Daarom houden we rekening met controles, uitzonderingen en situaties waarin menselijke beoordeling nodig blijft.
Bestaande software blijft waar mogelijk behouden
Goede bestaande systemen hoeven niet vervangen te worden. We verbinden software en automatiseren juist de werkzaamheden ertussen.
Direct contact met de developer
De developer die de automatisering bouwt, begrijpt ook het bedrijfsproces en kan technische keuzes direct met jou bespreken.
Klaar om verder te automatiseren
We bouwen met doorontwikkeling in gedachten, zodat later nieuwe processen, systemen en automatiseringen kunnen worden toegevoegd.
Veelgestelde vragen over procesautomatisering
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering betekent dat software terugkerende werkzaamheden binnen een bedrijfsproces automatisch uitvoert. Dat kan variëren van het verwerken van gegevens tot complete workflows waarin verschillende systemen en medewerkers samenwerken.
Welke bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd?
Vooral processen met veel terugkerende digitale handelingen zijn interessant. Denk aan gegevensverwerking, documentgeneratie, aanvragen, goedkeuringen, notificaties, controles en gegevensuitwisseling tussen verschillende systemen.
Kunnen bestaande systemen worden gekoppeld?
Ja. Via API-koppelingen kunnen we bijvoorbeeld CRM-, ERP-, boekhoud-, e-commerce- en andere bedrijfssystemen met elkaar laten communiceren.
Moet bestaande software worden vervangen?
Niet noodzakelijk. Vaak kunnen bestaande systemen blijven bestaan en automatiseren we juist de gegevensuitwisseling en werkzaamheden tussen deze systemen.
Kunnen Excel-processen worden geautomatiseerd?
Dat is vaak mogelijk. Wanneer belangrijke bedrijfsprocessen afhankelijk zijn van spreadsheets kunnen we onderzoeken of deze berekeningen, gegevens of workflows beter in een webapplicatie of geautomatiseerd proces kunnen worden ondergebracht.
Kan AI onderdeel zijn van procesautomatisering?
Ja. AI kan bijvoorbeeld worden ingezet om informatie te classificeren, tekst te verwerken of medewerkers te ondersteunen bij werkzaamheden. We kijken daarbij eerst of AI daadwerkelijk voordeel biedt ten opzichte van traditionele automatisering.
Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?
De investering hangt af van de omvang van het proces, het aantal stappen, benodigde koppelingen en de complexiteit van de bedrijfsregels. Daarom analyseren we eerst het huidige proces voordat we de scope, planning en investering bepalen.
Kan een automatisering later worden uitgebreid?
Ja. Bedrijfsprocessen veranderen regelmatig. Daarom kunnen bestaande automatiseringen later worden aangepast of uitgebreid met nieuwe workflows, koppelingen en functionaliteiten.
Gemaakt werk
Van inkoopfactuur naar betaling met AI
Een AI-oplossing die inkoopfacturen automatisch uitleest, als concept verwerkt en na controle synchroniseert met Exact Online en klaarzet voor betaling.
Offerteconfigurator Japanse duizendknoop
Een maatwerk offerteconfigurator die op basis van locatie automatisch de afstand en prijs berekent, een PDF-offerte verstuurt en goedgekeurde aanvragen direct doorzet naar de planning.
MiHa Trading
Maatwerk webapplicatie voor MiHa Trading waarin verkooporders, facturatie en voorraadbeheer samenkomen en automatisch worden verwerkt.
Een bedrijfsproces automatiseren?
Kost een terugkerend proces veel tijd, voeren medewerkers dezelfde gegevens meerdere keren in of zijn verschillende systemen afhankelijk van handmatige tussenstappen?
Vertel ons hoe het proces nu werkt. We onderzoeken samen waar automatisering daadwerkelijk tijd kan besparen en ontwikkelen een oplossing die aansluit op jouw organisatie.